Anche nel mondo degli eventi niente sarà più come prima: osserviamo il loro futuro. Siamo tutti d’accordo che anche nel mondo degli eventi niente è o sarà più come prima, né oggi né dopo la pandemia. Le vecchie regole sono saltate, ma non ci sono ancora le nuove. Inutile pensare a un ritorno alla cosiddetta normalità, cioè al passato. Nel mondo del lavoro sono cambiati l’ambiente, le abitudini, il modo di relazionarsi e di fare business. Riunioni sulle piattaforme online, eventi ibridi, fiere virtuali sono entrati nella nostra vita, ma tutto è così recente che non ci sono ancora né una cultura condivisa né un quadro di riferimento. La sfida per i PLANNER Sempre di più si capisce che la grande sfida per chi si occupa di eventi starà tutta nella progettazione – il meeting design (*) – e in particolare nell’uso della tecnologia che dovrà fornire un supporto sempre più pervasivo e importante in ogni fase e aspetto del meeting. Per diventare un “meeting designer” il planner dovrà approfondire alcune competenze per – essere a proprio agio con ogni tipologia di evento – live, ibrido o virtuale – per proporre quello più adatto in relazione ai vincoli e agli obiettivi – conoscere e saper dirigere le tecnologie più avanzate per poter valutare e chiedere il supporto che gli serve – saper rivedere il suo sistema di compensi e imparare a motivarli La sfida per le SOCIETA’ DI SERVIZIO Con il passaggio repentino dall’evento live alla necessità di essere in contatto in modo virtuale, chi aveva puntato sull’aggiornamento tecnologico ha oggi una occasione in più per valorizzare la propria offerta di supporto per ogni tipo di evento. Lo stesso vale per chi si è specializzato negli allestimenti con un mix di realtà e di realtà virtuale. I prossimi eventi, tanto più se a distanza, si evolveranno e avranno sempre più necessità di trasmettere emozioni forti attraverso le scenografie sia durante i momenti di lavoro che in quelli di intrattenimento. Una sfida e nuovi orizzonti si aprono anche a chi offre formazione e team building: come fare formazione a distanza? Come superare le barriere del video per un lavoro che ha sempre avuto uno dei punti di forza nella interazione e nel coinvolgimento live dei partecipanti? (vedi articolo di Roberta Pinzauti >>>) Il problema purtroppo resta ancora aperto per molti servizi di supporto agli eventi live: catering, personale di sala, hostess, transfer, tour operator… La sfida per le SEDI Oltre alle necessarie rassicuranti procedure di sicurezza e a una buona dose di creatività del team, – un “must” per una sede è sicuramente la digitalizzazione: internet dappertutto e banda larga in modo da poter ospitare eventi live e ibridi, o anche da remoto con tutta tranquillità per la stabilità della connessione. – una delle opportunità offerte dai cambiamenti in corso è di attrezzare spazi per farli diventare dei veri “studi televisivi” o centri di produzione. È una soluzione non per tutti, ma può essere una svolta interessante che permetterebbe di sfruttare gli spazi anche per set fotografici, produzioni pubblicitarie… e così aprire una nuova e redditizia fonte di business, oltre che di aggiornamento dell’immagine. Alcune sedi stanno già attivandosi per questo. – altro argomento “caldo” sarà la sostenibilità di una sede: nella struttura, nella progettazione di un evento, nelle procedure, con una particolare attenzione al “no waste” e al risparmio energetico. Non è più una moda passeggera: la pandemia ha portato di nuovo alla ribalta e alla attenzione di tutti il problema dell’inquinamento e dei rifiuti. – infine si possono proporre le camere di un albergo come “smart office“. E’ una soluzione per chi deve lavorare da casa, ma non pensa che sia l’ambiente migliore per la concentrazione. Una camera d’albergo è pulita, sanificata, in hotel ci sono tutti i servizi inclusa la possibilità di avere un pasto in camera. Certo, vanno ripensate le tariffe e le offerte, ma può essere un modo per garantire un minimo di occupazione della struttura e del personale. Un pensiero stravagante o uso del pensiero laterale? Gli eventi LIVE La relazione e la vicinanza fisica tra le persone sarà sempre importantissima e imbattibile (vedi anche articolo di Corbin Ball >>>), però dobbiamo accettare che i nuovi eventi, anche quelli live, saranno diversi da prima e con due temi dominanti: 1- Sicurezza. Per tutti i player, ma soprattutto per le sedi, l’offerta di sicurezza sarà un asset di competitività, una grande sfida che investe più campi: – l’aspetto tecnico: attrezzature e procedure. Domande chiave: come organizzare un meeting per garantire standard di sicurezza elevati durante le sessioni di lavoro, negli intervalli, nei coffee-breack, nei pasti? – l’aspetto psicologico: battere la paura del contagio. Domande chiave: Come faranno le sedi e i planner, insieme, a restituire la serenità e la voglia di partecipare ai partecipanti, a partire dalle persone chiave dell’azienda? 2 – Creatività. Sarà sempre più protagonista nel trovare nuove soluzioni. Domande chiave: Come strutturare un meeting che coinvolga i partecipanti mantenendo le distanze di sicurezza? E come una sede può proporre, rendere accettabili o addirittura gradevoli le informazioni sulle regole da seguire? 3 – Sostenibilità. Un tema ormai in vetta nella considerazione di tutti è il green (inteso in tutti i suoi aspetti e implicazioni). Nel mondo degli eventi oggi pare un po’ appannato, forse perché – per dirla brusca – “di questi tempi abbiamo altro da pensare”. Ma se fino a qualche anno fa la sostenibilità era un valore aggiunto, in futuro sarà un must have nella organizzazione dell’evento che contribuirà a definire anche la personalità e la reputazione di una azienda. E costituità una opportunità creativa in più per il tempo libero. Sotto l’ombrello della sostenibilità, anche nel free-time si trovano sempre più idee e spunti: trekking, bike, scoperta di mestieri e cibi tradizionali, incontri informali con gente locale… Gli eventi del futuro saranno anche questo: attenzione al pianeta e conoscenza e rispetto per i luoghi che li ospitano. Gli eventi IBRIDI Gli eventi ibridi sono già e saranno sempre di più protagonisti del nostro mercato, ma oggi sono spesso utilizzati ancora come ripiego o rifugio per soccorrere o sostituire eventi live, per cui: – a volte sono organizzati in modo approssimativo o quasi sperimentale – l’investimento è ridotto – sono pensati più per mantenere relazioni in corso che per aprire nuovi business – c’è il rischio che l’evento ibrido sia percepito come una soluzione che crea “buoni e cattivi”, con i buoni live e i cattivi a casa Domande chiave: Come far crescere la consapevolezza che un evento ibrido ha pari dignità e necessità di investimento di un evento live? Come creare una cultura dell’evento ibrido come opportunità di allargamento e non di esclusione? Gli eventi 100% VIRTUALI Costituiranno uno dei più forti trend del futuro, ha detto Julius Solaris nel suo digitalk del 15 gennaio organizzato da MPI Italia Chapter. In questo contesto sarà fondamentale la figura del planner e la sua capacità di essere creativo e di diventare il “designer” dell’evento o della fiera. Perché lì sarà il problema, nel design dell’evento prima che nella tecnologia. E il design dovrà toccare l’argomento obiettivi/strategie, cioè fare un ragionamento di marketing. Domande chiave: Siamo pronti? Le aziende sono pronte a coinvolgere e motivare i planner sugli obiettivi e a renderli chiari e raggiungibili? I planner sono pronti a raccogliere la sfida e a ragionare prima di tutto in termini di marketing dell’evento? Su questo terreno si farà la differenza e si giocherà la adeguatezza tra i planner. E gli organizzatori delle fiere sono pronti a pensare in termini di coinvolgimento dei partecipanti, flussi virtuali, networking? In sintesi di come raggiungere nella realtà il successo di una fiera virtuale? Comunicazione Vale infine ricordare che nel mondo digitale – come in quello reale – per esistere bisogna comunicare. Tutte le innovazioni prima o poi passano di lì. Progettare, agire, far sapere. La regola è nota, ma spesso viene purtroppo dimenticata. Danilo Arlenghi
