Organizzazione di Eventi (10): Manuale a cura di Danilo Arlenghi

Prima fase organizzazione eventi – ANALISI: IL BRIEF

Una volta deciso di voler affidare la realizzazione del proprio obiettivo di comunicazione ed il trasferimento del suo implicito messaggio alle abilità mediatiche dell’evento, sarebbe di grande aiuto poter possedere un “vademecum” pratico delle tappe operative che precedono la realizzazione dello stesso.

Ciascun evento è, infatti, caratterizzato da più fasi: analisi, ideazione, progettazione, produzione/organizzazione, gestione/controllo e valutazione. Ed ogni fase necessità di essere monitorata e gestita con grande attenzione e consapevolezza.

Abbiamo però già appurato come l’evento si faccia difficilmente incanalare in regole, rigide e definibili a priori poiché si occupa della personalità del brand e del prodotto, dell’azienda, del consumatore, ma soprattutto delle emozioni/reazioni provocate nell’individuo in seguito ad azioni di comunicazione diretta o indiretta.

Detto ciò sembra che l’unica soluzione sia di abbandonare l’idea didattica e pedagogica di catalogazione per abbracciare la lunga serie di “se, ma, quando”, ossia di lasciarsi rapire dai mille casi delle esperienze già realizzate, perdendosi nei meandri della loro specificità.

Ma il mio intento primario è quello di produrre un “manuale d’uso” che possa definire e semplificare al meglio quelle che sono le diverse fasi per la creazione di un event

I fase ANALISI : IL BRIEF

Il compito prioritario dell’azienda è quello di dare un’idea, quanto più completa e specifica, all’event management circa gli obiettivi d’azione. Le domande che devono trovare risposta in questa fase concernano cosa, a chi, con quali strumenti, quando dove e con quali risorse comunicare attraverso l’evento.

Questa fase di comprensione e condivisione degli obiettivi riveste un’ importanza cruciale, così come la conoscenza dell’azienda, del prodotto o delle sue peculiarità.

Il primo passo, infatti, per raggiungere al meglio gli obiettivi stabiliti è quello di condividere tra tutti, event management e azienda, una piattaforma comune sulla quale lavorare in pieno accordo. A questo proposito il brief si arricchisce già dalle primissime azioni di spunti importanti sui quali far leva nelle azioni successive.

Gli elementi che abitualmente caratterizzano il brief sono i seguenti:

  • Marketing background aziendale (azienda, mercato, comunicazione…)
  • Descrizione del piano generale di comunicazione (obiettivi, strategie e timing di comunicazione)
  • Descrizione degli elementi chiave del piano di marketing (nuovi prodotti, cliam, campagne media, packaging…)
  • Contenuti ed obiettivi dell’evento (tema, aree tematiche, aspettative, obiettivi generali…)
  • Messaggio da comunicare (cosa si vuole comunicare e particolari approfondimenti)
  • Target (età, sesso, profilo socio-demografico – caratteristiche psicologiche, reddito, ….)
  • Considerazioni operative dell’evento (copertura territoriale, contatti, timing, accesso …)
  • Criteri di valutazione (realizzabilità, rapporto costo/ contatto, creatività…)

Danilo Arlenghi
Presidente Nazionale ClubMC
Editore Marketing Journal
Titolare Party Round Green
Danilo Arlenghi
daniloarlenghi@partyround.it
Tel mob: 393 9402049

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