Organizzazione di Eventi (14): Manuale a cura di Danilo Arlenghi

Quinta fase: IL PIANO OPERATIVO

Il punto di partenza della fase di produzione è rappresentato dal “piano operativo” che deve esplicitare alcuni elementi alla base della composizione dell’evento:
definizione della location, descrizione singole attività definite nel progetto creativo, messa a punto del visual, timing della comunicazione, pianificazione dei media a supporto dell’evento, scelta dei materiali, selezione dei fornitori, recruiting del personale, attivazione dell’eventuale co-marketing e definizione dei partner, nonché definizione del budget operativo.

Il piano operativo è, dunque, lo strumento fondamentale per il coordinamento delle attività di produzione di qualsiasi evento.

Attraverso tale documento, descritto in modo analitico e dettagliato, sarà possibile verificare che tutte le singole attività siano realizzate per tempo, secondo gli obiettivi e le modalità prestabilite, indicando per ognuna di esse le specifiche responsabilità e competenze.

In questo modo, ciascun membro dello staff sarà pronto ad affrontare i propri compiti e si otterrà un generale miglioramento delle prestazioni nonché una conseguente efficacia in termini di risultati.

La struttura del piano operativo è strettamente connessa alla complessità dell’evento e sarà caratterizzata dai seguenti documenti:

  • planimetria del sito con la disposizione degli allestimenti
  • elenco dettagliato di tutti i referenti e numeri utili
  • piano carico e scarico mezzi di trasporto
  • piano allestimenti
  • programma manifestazione o attività artistiche
  • piano di smontaggio
  • copia dei contratti stipulati con partner e fornitori
  • relazione tecnica
  • piano emergenza per pioggia o altri imprevisti, il cosiddetto piano B
  • copia permessi vari a seconda dei casi (suolo pubblico, siae, somministrazione cibi e bevande, deroga impatto acustico…)
  • piano pagamenti collaboratori, artisti, personale vario e fornitori

Tutti questi documenti dovranno essere sintetici e concisi, riportando esclusivamente le informazioni che potranno risultare utili in caso di necessità.

Danilo Arlenghi
Presidente Nazionale ClubMC
Editore Marketing Journal
Titolare Party Round Green
Danilo Arlenghi
daniloarlenghi@partyround.it
www.partyround.it
Tel mob: 393 9402049

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