Organizzazione di Eventi (5): Manuale a cura di Danilo Arlenghi

Eventi aziendali

Iniziamo l’analisi più dettagliata delle varie tipologie di eventi
Vediamo dunque cosa e quali sono gli eventi aziendali :
Un evento aziendale è, di fatto, lo strumento strategico e tattico per eccellenza di ogni impesa e organizzazione

Un evento aziendale è una sinfonia dove per sinfonia si intende una disposizione armoniosa di elementi. Più precisamente è una sinfonia di arti e linguaggi che si fondono nelle loro diverse espressioni ma che insieme dialogano, senza sovrastrutture, e fanno dono dell’esperienza.

Ci piace immaginarci come gli interpreti di questa sinfonia, delle differenze di voci, timbri, colori, capacità espressive, stili per trovare quel mix di elementi che più si confà al bisogno dei nostri Clienti.

Ci si puo’ rivolgere a
• Il pubblico interno: dipendenti, fornitori, stakeholders per informarli sulle novità o in un’ottica di armonizzazione dell’ambiente di lavoro;
• I partner commerciali ovvero tutta la catena del trade per rafforzare il rapporto con loro e per dimostrare forza e affidabilità del vostro marchio;
• Il pubblico esterno: clienti, consumatori detti personas, utilizzatori, acquirenti per presentare nuovi prodotti o parlare di un cambiamento all’interno del brand.

Una significativa ulteriore suddivisione consiste nel considerare gli eventi corporate, quelli di marketing, quelli di comunicazione,quelli promozionali e quelli formativi/motivazonali/incebtive
Tra gli eventi di marketing/vendita più noti ed utilizzati segnaliamo:

Action Marketing
Eventi “Live” on the road ( sulla strada) di marketing proattivo con obiettivi sia di promozione, sia di presentazione, sia di comunicazione che si suddividono a loro volta in eventi di unconventional marketing a fortissima connotazione di UAU Communication quali:
Guerrilla
Ambient
Street
Ambush
Stealth

Convention
sono grandi eventi con molti partecipanti, un po’ come i congressi. Si possono fare principalmente per due motivi:
• a scopo divulgativo (in questo caso è aperta al pubblico)
• a scopo riassuntivo per presentare a tutti gli addetti ai lavori aziendali i risultati dell’anno appena concluso, o a scopo di presentazione dei nuovi programmi sia strategici, sia di vendita(commerciali) e presentazione degli obiettivi futuri dell’impresa, Nelle grandi aziende, con diverse filiali italiane o estere per rendere noti nuovi sviluppi aziendali di grandi impatto (sviluppi importanti nell’organizzazione interna, acquisto di nuovi soci, cambiamenti strategici nel core business ecc..)
Nelle convention sono presenti ospiti di rilevanza. Il budget deve essere piuttosto alto e si deve organizzare con larghissimo anticipo per gestire tutte le fasi organizzative. Le sessioni di lavoro sono inframmezzate da sessioni ludiche o di intrattenimento e momenti conviviali per tutta la durata dell’evento, solitamente due giornate ed una notte in location di particolare fascino e venue di grande effetto

Eventi Phygital
Prevedono una forte interazione tra il mondo fisico e quello digitale. I relatori e pochi Ospiti sono fisicamente in una location reale o virtuale da dove viene trasmesso l’evento. Il resto dei Partecipanti invece, segue l’evento da remoto tramite pc o smartphone.

Fiere
Sia per presentare nuovi prodotti/servixi, sia per vendere, sia per comunicare, con l’obiettivo di intercettare il proprio target o prospect, far vivere loro una esperienza in modo interattivo, dinamico e dal vivo, oppure di generare ordini e quindi vendite ai tanti buyer presenti in fiera

Inaugurazioni
Ad esempio l’inaugurazione della nuova sede aziendale oppure di un negozio flagship store con coinvolgimento di pubblico esterno: giornalisti, autorità politico istituzionali, celebrità dello spettacolo e dello sport, vip della moda, dell’arte e della cultura

Lancio di un prodotto
Dopo un lungo tempo di progettazione, studi di mercato, scambio di idee, strategia e pianificazione, cantiere, schizzi, tentativi arriva il momento in cui svelare e raccontare per la prima volta… il come deve lasciare il segno.

Eventi sociali no- profit
sia per raccogliere fondi
sia a favore della comunità locale

Tra gli eventi di comunicazione esterna più noti ed utilizzati indichiamo:

Anniversari e ricorrenze aziendali
Sono le occasioni che devono essere festeggiate! I traguardi si raggiungono con la condivisione e l’apporto di una squadra solida, proiettata al futuro e fedele fatta di dipendenti ma anche di fornitori e Clienti. La gratitudine deve essere esplicitata.

Conferenze Stampa
è un evento informativo organizzato da un organismo o ente o aziend , a cui sono invitati i mass media, per annunciare delle notizie ai giornalisti della stampa, tv , radio e web. Spesso è seguita da un light lunch o une aperitivo

Congressi
Incontri, per lo più periodici, che hanno lo scopo di accrescere la preparazione professionale dei partecipanti. Promuovono la discussione e il confronto perché i temi che vengono trattanti sono di interesse comune sia dal punto di vista professionale che culturale. In genere sono ad elevato numero di partecipanti

Convegni
Nascono per condividere conoscenze, divulgare informazioni, approfondire argomenti attraverso l’esposizione da parte di esperti e il dibattito. Spesso sono di respiro internazionale. In genere con significativo numero di partecipanti, ma inferiori ai congressi

Business Game
È strumento per uno storytelling aziendale innovativo che restituisce una fotografia chiara del comportamento del team. Crea un ambiente simulato dove sfidare sé stessi e gli altri con dinamiche competitive che suscitano coinvolgimento, attenzione, interazione dei partecipanti.

Open day
Fra gli eventi aziendali aperti al pubblico, l’open day è quello che trasmette in maniera più diretta la filosofia dell’azienda e il modo d operare.
Il giorno di apertura infatti si fa per dare la possibilità ad un pubblico potenzialmente interessato di visitare gli ambienti dell’azienda e di venire a conoscenza degli addetti ai lavori e di come si svolge il loro operato.
Si racconta la storia dell’azienda, la mission e i progetti futuri

Ospitalità aziendale VIP
Programmi culturali originali, creativi e fuori dall’ordinario curati nel dettaglio. L’accoglienza è un’arte, il segreto è mettersi dalla parte degli Ospiti e assisterli dal momento del loro arrivo con cura e dedizione.

Simposium
È una sorta di congresso a cui partecipano un numero ristrettissimo di specialisti. Si organizza in campo medico e culturale per parlare di un argomento in fase di ricerca. Solitamente si invitano solo i luminari della materia e gli studiosi coinvolti nell’argomento.

Tavola rotonda
è un convegno in cui organizzatori, ospiti e spettatori interagiscono tra loro dando vita ad un dibattito su un tema preciso e di attualità stabilito prima dell’occasione.
Non si tratta di un convegno in cui gli esponenti di un preciso settore espongono dei temi ad un pubblico passivo, ma di un approfondimento che deve essere un vero e proprio dialogo tra le parti, un evento dinamico.
L’origine del nome “tavola rotonda”, infatti, risale ai tempi di re Artù e dei suoi cavalieri, che siedevano allo stesso tavolo di forma rotonda in segno di uguaglianza, senza che nessuno primeggiasse.

Tra gli eventi di comunicazione interna più noti ed utilizzati facciamo presente:

Educational o Corsi di formazione educativi
Evento formativo/motivazionale
I corsi di formazione sono eventi aziendali formativi più lunghi, rispetto ai workshop; solitamente non hanno durata inferiore a un mese.
I corsi di formazione trattano tutte le aree trasversali e verticali di business. Sono erogati in modalità presenziale o online per soddisfare esigenze specifiche di aziende e dipendenti.
Lo scopo dei corsi di formazione è quello di migliorare visibilmente le competenze dei partecipanti e di aiutarli a crescere all’interno dell’azienda. Questi corsi sono strutturati con programmi precisi, che toccano vari aspetti della materia, dove si alternano lezioni didattiche a prove pratiche.
Solitamente i corsi di formazione prevedono il rilascio di un attestato riconosciuto.

Eventi Digitali
Non è assolutamente necessario essere tutti in una stessa location reale… ogni relatore e partecipante può collegarsi da ovunque si trovi e questa è l’innovazione. Potete decidere di crederci oppure no ma funzionano se al centro ci sono gli Ospiti.

Eventi aziendali heritage
Un meraviglioso lavoro di analisi e sintesi del DNA dell’azienda, di consapevolezza interna dei valori e della storia aziendale, di promozione della propria brand identity.

Family-Day aziendali
Aprire le porte della famiglia azienda alle famiglie dei propri dipendenti è sicuramente un modo per consolidare il senso di appartenenza, per dimenticare per un giorno le gerarchie, per fare un gesto di accoglienza. Un altro evento che viene organizzato per premiare i dipendenti, dal meno qualificato al più importante gerarchicamente. La differenza con il team building sta nello scopo principale, che qui non è affiatare i componenti di un team di lavoro, ma consolidare il senso di condivisione dei valori aziendali, e affinare l’orgoglio di farne parte facendo partecipare mogli, mariti, padri, madri, figlioli, sorelle e fratelli facendo vivere ad essi una giornata nel posto di lavoro del loro stretto parente

Kick off
E’ un meeting ( riunione) che segna il calcio di inizio di un nuovo progetto. Coinvolge tutte le risorse che fanno parte del progetto, determinando quali saranno le tempistiche, le modalità di lavoro, le strategie ecc..
Con questa riunione si cerca di motivare i partecipanti, si fa una stima di quali potranno essere i risultati che si otterranno dal progetto a lungo e a breve termine. Si cerca di definire al meglio il lavoro di ogni risorsa

Meeting
E’ una sorta di riunione che si organizza per affrontare determinati problemi interni all’azienda o per mettere sul tavolo nuove idee di sviluppo e strategie di comunicazione.
È una riunione fra i capi dell’azienda e i dipendenti, in cui tutti possono esprimere dubbi e perplessità; proporre nuove soluzioni.

Team-building
Evento formativo/motivazionale. Focalizzatevi sul capitale umano della vostra azienda e chiedetevi se sta funzionando tutto in modo lineare. Se così non fosse, potete rimediare introducendo delle attività educative, sportive, culturali, artistiche, spettacolari edivertenti di gruppo per stimolare l’affiatamento tra reparti aziendali, facilitare la comunicazione, dare spazio alle skills., saper dividere i compiti assumendosi le proprie responsabilità, consolidare lo spirito di squadra, perché.si sa, l’unione fa la forza

Workshop
è un evento di formazione sempre molto sfruttato dalle aziende.
Può essere proposto ai dipendenti interni all’azienda, per migliorare le proprie competenze e aggiornarsi sui nuovi trend o può essere aperto ad un pubblico esterno, interessato ad acquisire determinate competenze.
IL workshop è organizzato come un “laboratorio” in cui gli iscritti possono apprendere nuove conoscenze e testarle direttamente sul campo: comprende una parte teorica e una parte pratica.
Questi eventi non durano più di 2 o 3 giorni, e spesso sono organizzati nei weekend.

Tra quelli promozionali più noti ed utilizzati proponiamo:
Animazioni Punti Vendita In e Outdoor

Animazioni ‘live’ punto vendita/acquisto spettacolarizzate e personalizzate, cost effective, creative e di impatto, interattive ed esperienziali, tradizionali o non convenzionali, altamente memorabili sia in Centri Commerciali, sia in retail , sia in GDA o GDO in stile UAU Communication:
Indoor: per creare intrattenimento e divertmento all’interno del Punto vendita/acquisto, coinvolgere e far tornare i clienti/consumatori/acquirenti, generando una brand experience e favorendo la brand fidelity
Outdoor: per attirare attenzione e richiamare traffico di clienti/consumatori/acquirenti verso il Punto di acquisto/vendita e attivare brand consciousness & awareness
Ogni servizio meglio è rigorosamente ecologico a tutela dell’ambiente e a salvaguardia della salute e del benessere dei nostri clienti e loro ospiti. come negli standard abituali di Party Round Green

Incentive (interni ed esterni)
Vere e proprie esperienze speciali per ringraziare i Clienti o Fornitori per la loro fidelizzazione e per congratularsi con i dipendenti per il raggiungimento di determinati obiettivi motivandoli a fare sempre meglio. Il termine incentive, infatti, in inglese ha lo stesso significato dell’italiano incentivo; proprio perché attività come i viaggi in team o attività di team working, stimolano l’affiatamento dei componenti di un team, stimolano la competitività, e mettono in luce le rispettive skills di ogni dipendente, aiutandolo a migliorarle.

PPS : Promozioni Personalizzate Spettacolarizzate
sono consumer/trade promotion infield ossia nei punti vendita, in e out-door, on the road, in tour, con la stessa meccanica del sampling per le in-store promotion, che si collocano nell’area del action marketing o come viene definito oggi street marketing.
L’innovazione sta tutta nell’utilizzare differenti soggetti protagonisti anzichè le ‘classiche’ hostess o promotrici, che dopo trent’anni di onorato servizio, pur assolvendo sempre bene la loro missione, risultano leggermente obsolete e senza attrattiva di novità.
I nuovi ‘attori’ professionisti del contatto con il pubblico, definibili come “animattori” sono: artisti di strada, animatori/trici villaggio, cantanti, caricaturisti, maghi/illusionisti e comici, tutti sicuramente più idonei, abili e versatili ad instaurare relazioni con gli acquirenti –consumatori ed a creare una più efficace brand experience.
La connotazione di spettacolarizzazione rende il processo di comunicazione più attraente (perché lo spettacolo o l’animazione , qualunque essi siano, catalizzano l’attenzione, coinvolgono e generano simpatia) e conferisce alla promozione stessa sia un impatto più memorabile, sia più emozionale, creando empatia tra il brand e l’interlocutore: infatti ogni iniziativa promozionale che si rispetti deve farsi ricordare a lungo, colpire e stupire il consumatore, creare una emozione. E’ infatti da una emozione positiva, come ben sanno i veri esperti di marketing, che nasce il 75 % degli impulsi all’acquisto(che generano vendite effettive).
La personalizzazione tocca invece la sfera psicologica dell’atto d’acquisto rendendolo una esperienza unica, individuale e fuori da banali omologazioni per ognuno . Ed è proprio il MKTG one-to-one a suggerirci che oggi come oggi, il gradimento di ogni specifico cliente è tutto.
L’esperienza “gradevole” del singolo è frutto di un’accorta azione che tiene conto delle preferenze e delle esigenze individuali. Oggi l’acquirente decide le caratteristiche del servizio-prodotto che acquista. Agisce in modo consapevole e non tollera di sentirsi appiattito.

Non vuole essere considerato un mero consumatore, trattato solo per fini economici, preda puramente di ambizioni commerciali, ma desidera essere vissuto come un individuo, con tanto di cuore ed emozioni, ragione e pensiero, insomma, prima di tutto come un essere umano con la propria individualità, che giustamente reclama. La personalizzazione e’ infatti una potente leva tattica che fa davvero la differenza.

Road-show aziendali
Un’attività di brand awareness che si caratterizza per il contatto diretto con i potenziali Clienti, on the road! Un evento itinerante, che si ripete in diverse location, generalmente interattivo e coinvolgente per presentare l’impresa agli stekeholders o ai principali clienti e il suo andamento sul mercato.
Durante un road show è possibile presentare i prodotti/servizi migliori dell’azienda ai clienti, le prospettive di crescita future e, sopratutto, trovare nuovi investitori.
Si organizza un vero e proprio tour nelle varie città d’interesse dell’azienda per sviluppare e consolidare il brand awareness; è necessario, quindi, organizzarlo con largo anticipo per ottenere i permessi necessari.
Durante un road show è possibile inserire anche alcuni eventi spettacolari e d’intrattenimento.

Sampling e Teaser Action
Azioni di distribuzione campioni omaggo per prodotti food e no-food su tutto il territorio nazionale con hostess, steward e promotrici specializzate ed in divisa e mezzi di trasporto brandizzati
Party Round Green fa presente che è dotata di licenza di somministrazione e distribuzione per prodotti food & beverage e dunque perfettamente in regola

Tour promozionali
Eventi itineranti, e dunque live, a carattere interattivo ed esperienziale. Se svolti in modo “Classico” rientrano tra gli eventi di marketing tradizionale, se attuati in modalità alternativa, fuori dagli schemi rientrano invece tra quelli di marketing non convenzionale. Normalmente si distinguono per le aree geografiche coinvolte: tour delle città capoluogo di regione o di provincia, tour alpino o delle località montane più note ed affollate, tour delle spiagge e relative località balnerari, tour delle università, delle scuole, etcc profiladosi dunque anche per generi di pubblico da coinvolgere, possono essere indirizzati non solo ai consumatori/acquirenti/utilizzatori definiti eventi B2C, ma anche al trade , ad esempio per una azienda produttrice di pneumatici, ai rivenditori del brand, ai gommisti, etcc. Ed in questo caso definiti eventi B2B

Il Presidente Nazionale ClubMC
Editore Marketing Journal
Titolare Party Round Green
Danilo Arlenghi
daniloarlenghi@partyround.it
Tel mob: 393 9402049

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