Organizzazione di Eventi (6): Manuale a cura di Danilo Arlenghi

Come iniziare l’organizzazione di un evento aziendale

Una volta che si è individuata la tipologia di evento che si desidera esplorare, come per qualsiasi progetto che si rispetti, anche quello legato all’organizzazione di un evento richiede tempo, dedizione, competenza.

Quindi cosa fare per un evento aziendale di successo?

Non esiste la ricetta perfetta da seguire per organizzare il perfetto evento aziendale ma sicuramente posso condividere con voi alcune linee guida, i miei migliori “consigli per l’uso” per guidarvi in questo percorso, dall’inizio alla fine.

Prima di tutto ascoltatevi, raccogliete i giusti input, ponetevi domande mirate e indagate in profondità senza trascurare alcun dettaglio per capire cosa vi aspettate esattamente dall’evento, quali sono i vostri obiettivi.

Una questione da sviscerare da subito è il budget destinato all’evento perché, come diciamo sempre, tutto si può fare ma tutto dipende dal budget: diamo vita al migliore evento aziendale possibile con il budget che si ha a disposizione.

E questo è solo l’inizio!

Poi è il momento di dare spazio alla creatività con il brainstorming: un confronto interno durante il quale, partendo dal briefing, iniziate ad analizzare tutte le possibili opportunità. Le idee fluiscono, lo scambio è costruttivo, l’esperienza insegna, il coinvolgimento appassiona con la giusta dose di realismo e l’intento di “portare a terra” perché è la concretezza che fa fare passi decisi e determinati.

È qui che potete ispirarvi alle arti e ai linguaggi, al loro potere, al loro saper comunicare un unico messaggio seppur in forme diverse, l’una accanto all’altra in un’esplosione di forme e colori.

Il risultato? Dal brainstorming nasce il concept, senza il quale non ci sarebbe l’evento!
È l’ispirazione, l’idea creativa, il filo conduttore, è il trampolino di lancio per tutte le scelte che seguiranno, è la fase di transizione tra gli elementi teorici e la stesura di un progetto più realistico e delineato.

Si caratterizza per essere originale, interessante, coinvolgente, fresco, unico perché parla di quell’evento aziendale nello specifico e di nessun altro.

A questo punto è d’obbligo una check-list che contenga ogni singolo elemento a cui bisogna pensare per focalizzarsi sui “to do” e in quale ordine, con quale priorità.

Utilissimo e pratico a questo punto predisporre una agenda con connesso timing da seguire

Sì, perché l’organizzazione di un evento aziendale è anche questione di ottimizzazione del tempo, programmazione schedulata, raggiungimento di obiettivi intermedi temporali, focalizzazione sul macro così come sul dettaglio, pianificazione delle azioni.

Chiedetevi, quindi, quali fornitori è necessario coinvolgere e appassionateli al progetto. Così come è importante il briefing iniziale, allo stesso modo è fondamentale che i fornitori, accuratamente selezionati, abbiano informazioni efficaci, obiettivi condivisi, linee guida chiare e tutta la vostra fiducia nella loro professionalità.

Dalla lista degli ospiti alle ideazione e spedizione degli inviti, dalla location e venue al servizio catering, dalle iniziative informative e tecniche a quelle formative, dagli allestimenti tecnici agli addobbi floreali, dall’entertainment al team building, alle attività ricreative all’omaggio, dal servizio hostess, animatrici e steward alla sicurezza interna ed esterna, dalle scenografie alle riprese video e servizi fotografici, dalla promozione alla comunicazione, dai relatori al conduttore, dall’ospite motivatore al momento emozionale tutto dovrà essere in linea con il concept dell’evento e ora più che mai rivolto alla sostenibilità, alla solidarietà ove è concepibile, inclusione ed all’etica

Step-by-step il progetto prende forma, si adatta a nuove esigenze, si arricchisce di nuovi elementi, un pezzetto per volta si fissa e una volta costruita la struttura, poi è tutta questione di cura dettagli!
Fino a quando il giorno dell’evento si avvicina e bisogna essere preparati.

Mai più senza il Roadbook! Un unico documento riassuntivo dello svolgimento dell’evento nella sua cronologia e di tutti gli elementi che lo compongono.

Possiamo avere una memoria di ferro ma sicuramente ci potrà aiutare a ricordare, per esempio, quanti encoder sono stati previsti, quali sono gli orari dei pick-up dei relatori e i numeri di telefono degli autisti, il posizionamento dei riservati nelle prime file, gli in e out delle prenotazioni alberghiere e molto altro…così voi potete focalizzarvi sugli aspetti macro.

L’organizzazione di un evento aziendale può richiedere settimane ma anche mesi, a seconda della sua entità, i giorni precedenti sono di solito i più adrenalinici fino all’apice dell’emozione che è il giorno dell’evento.

Si toglie la pellicola dalla moquette, le luci si accendono, si posizionano i microfoni ai relatori, una hostess si sistema il badge, il violinista accorda il suo strumento, in regia si ripassa la scaletta ed ecco che arrivano i primi Ospiti e l’attenzione è tutta per loro.

E che l’evento sia !

Il Presidente Nazionale ClubMC
Editore Marketing Journal
Titolare Party Round Green (specializzata nella fornitura di servizi “Green” per eventi eco)
Danilo Arlenghi
daniloarlenghi@partyround.it
Tel mob: 393 9402049

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