Organizzazione di Eventi (7): Manuale a cura di Danilo Arlenghi

Dove organizzare l’evento

Dopo aver messo in atto un attivo brainstorming dal quale è nato il concept dell’evento da organizzare comprensivo del timing e concretizzato almeno a preventivo un budget di spesa sostenibile dal’organizzatore è giunto il momento di fare le giuste scelte.

La prima è quella di identificare la location e la venue dove tenere l’evento.

Si precisa che la location può essere la venue e che la venue a sua volta può essere anche la location ma non sono la stessa cosa. Esiste infatti una differenza tra loro, anche se talvolta i termini si confondono ed unificano:

La venue è lo spazio fisico deve si terrà la manifestazione ossia ad esempio, un teatro, una salone d’albergo, un loft, una villa d’epoca, un locale alla moda, etc.. mentre la location è più propriamente la località sede dell’evento, come una città d’arte, un borgo antico, un centro balneare o montano, etcc..

Una location e venue adeguate, piacevoli e suggestive determinano buona parte del successo di un evento ed è quindi un aspetto essenziale da tenere sempre a mente.

Che si tratti di un meeting aziendale, di una convention, di una conferenza stampa o di un matrimonio è fondamentale far sentire i partecipanti a proprio agio nella giusta atmosfera. Parlare di location e venue però significa riferirsi in generale a un’infinità di luoghi diversi da poter scegliere sulla base di una serie di parametri e caratteristiche dell’evento.

Ecco dunque che nasce una prima istanza: valutare la posizione geografica ovvero la ubicazione

Si può scegliere la location più funzionale ed esteticamente affascinante del mondo ma se è spersa nel nulla l’evento partirà già malissimo

In seconda istanza immediata: verificare la raggiungibilità della location per gestire al meglio i trasferimenti.

Nel caso in cui i partecipanti debbano raggiungere la sede prescelta con propri mezzi è un imperativo categorico agevolarli assicurandosi che abbia nelle vicinanze stazioni della metropolitana, autobus, possibilità di car sharing, parcheggi e anche, se previsto uno o più pernottamenti, strutture alberghiere dove far alloggiare i partecipanti che vengono da fuori.

Necessario infatti anche cercare di capire da dove vengono i partecipanti per sapere se occorre avere un aeroporto o una stazione vicina per la maggior parte di essi cosicchè non creare loro un sensibile disagio già iniziale. La comodità è un aspetto che non va mai trascurato.

Se invece eventuali trasferimenti fossero a cura dall’organizzazione si dovrà provvedere al più funzionale e confortevole mezzo di trasporto e al relativo affitto o biglietteria, sia esso pullman, treno, aereo, nave, traghetto, etcc..
Terza istanza: considerare il numero dei partecipanti

Tutto risulta più facilitato se l’evento è a numero chiuso

Non bisogna scegliere né una sala troppo grande nella quale i partecipanti abbiano una sensazione di dispersione, né una sala troppo piccola in cui ci si senta costretti e talvolta anche di dover stare in piedi appoggiati al muro con la giacca in mano.

La dimensione degli spazi va quindi calibrata in base a chi parteciperà. Come fare a saperlo? Raccogli in anticipo le adesioni aiutandoti con un sito web dedicato all’evento semplice e ben realizzato.

Quarta istanza: funzionalità degli ambienti, estetica e praticità

Nella scelta della location conta certamente l’aspetto estetico ma non deve – e non può – essere l’elemento dominante. Nella valutazione è bene porsisempre una serie di domande.

C’è tutta l’attrezzatura tecnica necessaria alla tipologia di evento che sto organizzando? Che tipo di luci hanno? Sono sufficienti? Hanno un proiettore? L’impianto audio è completo? Esistono schermi gigantii? I traduttori simultanei sono presenti? Le sale hanno una buona luminosità? Posso essere sicuro che non ci siano barriere architettoniche? Com’è lo staff a disposizione? C’è il wi-fi? Vengono rispettati tutti gli aspetti di sicurezza?

L’atmosfera conta molto ma la funzionalità dell’ambiente è sempre e comunque un criterio importantissimo.

Quinta istanza: il servizio di accoglienza

Il servizio di accoglienza sarà idoneo e impeccabile?

Le esigenze di chi partecipa ad un evento business sono tante. Per fare un semplice esempio, quella di ricaricare i dispositivi mobile che i partecipanti si portano dietro. Assicurarsi dunque che nella location selezionata siano presenti delle prese di corrente per permettere di ricaricare senza difficoltà telefoni, pc e tablet.

Far predisporre un desk accoglienza efficiente per gli utenti che parteciperanno, così da dare loro tutte le informazioni di cui possono aver bisogno. Prepare una segnaletica che indichi chiaramente i luoghi di interesse dell’evento. Ma ricordarsi sempre di farlo con stile!

Il perfetto event planner sa come indirizzare i partecipanti senza stonare con la location. Mai successo di veder vagare da una sala all’altra gli invitati prima di trovare quella giusta? Soprattutto se in quella giornata e in quella location ci sono più eventi in programma.

Predisporre con l’assistenza del food & beverage manager delle zone accessibili per i coffee break indispensabili per invogliare i partecipanti a fare networking tra loro. Non sottovalutare l’accessibilità degli ospiti con disabili: ciò significa che la location dovrà essere dotata di ascensori adatti, rampe e altri servizi per gli ospiti con disabilità fisiche.

Sesta istanza: ambientazione e personalizzazione

• modularità e personalizzazione – la location deve poter essere personalizzata e, sopratutto, deve poter essere modulata a seconda delle esigenze dell’iniziativa (ad esempio, poter avere nella stessa location una soluzione alternativa se i partecipanti dovessero essere più del previsto o se piovesse e parte delle attività fossero previste all’esterno);
• scenografia – l’ambientazione deve rispecchiare il più possibile quanto previsto in fase di progettazione della manifestazione; ta istanza

Restrizioni

Da tenere in considerazione sono anche le caratteristiche stesse dell’evento in questione. Ad esempio se è previsto un party finale con DJ set o musica è fondamentale verificare la possibilità o meno di festeggiare fino a tarda notte.

Molte strutture stabiliscono degli orari entro i quali svolgere party, cene, aperitivi, spettacoli oltre i quali non è possibile continuare la festa. È ovvio quindi che le esigenze dell’evento e quelle della location debbano combaciare alla perfezione.

Evita quindi la fretta e prenditi sempre il tempo necessario per valutare bene la location giusta sia dal punto di vista razionale, oltre l’istinto e la voglia di fare buona impressione

Osserveremo le tante tipologie di venue e location presenti sul mercato nel prossimo articolo

Il Presidente Nazionale ClubMC
Editore Marketing Journal
Titolare Party Round Green
Danilo Arlenghi
daniloarlenghi@partyround.it
Tel mob: 393 9402049

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